Vad ska en krisplan innehålla
- Johanna Langton
- 25 mars
- 3 min läsning
Att ha en krisplan är en sak. Att ha en krisplan som faktiskt fungerar när något händer är en helt annan.
Många företag har någon form av dokument. Men när det väl händer något oväntat märks det snabbt om planen är användbar eller bara ligger i en mapp.
En bra krisplan ska inte vara avancerad. Den ska vara tydlig, konkret och gå att använda direkt.
Här är de viktigaste delarna som bör finnas med.
Vad är en kris och när aktiveras krisledningen
Det första som behöver vara tydligt är:
Vad räknas som en kris hos er? En kris är inte bara en stor katastrof. Det kan vara en händelse som:
påverkar människor
påverkar verksamheten
påverkar varumärket
kräver snabba beslut
En enkel och fungerande princip är att definiera när ni går från “normal hantering” till att aktivera krisledning. Det skapar trygghet och minskar tvekan när det väl gäller.
Identifierade risker
Ni behöver ha en bild av vad som faktiskt kan hända.
Det handlar inte om att förutse allt, utan om att vara förberedd.
Exempel på riskområden:
personalrelaterade händelser
IT störningar eller cyberattacker
driftstopp eller leveransproblem
varumärkesrisker och kommunikation
Det viktiga är att ni har tänkt igenom vad som är relevant för just er verksamhet.
Kontinuitetsplan, er plan B
En av de mest underskattade delarna. Vad gör ni när allt inte fungerar som vanligt?
Ni behöver tydliggöra:
vilka delar av verksamheten som är kritiska
vad som krävs för att de ska fungera
hur ni gör om något slutar fungera
Detta är det som gör skillnaden mellan att stanna upp och att fortsätta leverera, även i en kris.
Krisledning och tydliga roller
I en kris behövs struktur och ledarskap.
Inte osäkerhet och diskussioner kring arbetsmetoden. Utan tydlighet.
Ni behöver:
en krisledningsgrupp
tydliga roller
klart ansvar
Det ska vara tydligt:
Vem som leder. Vem som ansvarar för kommunikation. Vem som ansvarar för drift och ekonomi. Vem som ansvarar för säkerheten. Vem som har medarbetarperspektivet. Vem som dokumenterar. När rollerna är tydliga minskar risken att något faller mellan stolarna.
Kontaktvägar och larmkedja
Det måste gå snabbt att samla rätt personer.
Ni behöver:
en tydlig larmkedja
uppdaterade kontaktuppgifter
ett sätt att nå varandra direkt
Detta ska inte behöva funderas på i stunden. Det ska redan vara klart.
Metod för krisledning, hur ni faktiskt jobbar
Det här är där många saknar struktur.
En krisplan ska inte bara säga vad ni ska göra, utan hur ni ska tänka och metodiskt arbeta er genom krisen.
En enkel och beprövad struktur är att alltid arbeta med:
fakta, vad vet vi
antaganden, vad tror vi händer
inriktning, vad gör vi
kommunikation, vilka behöver veta vad
Det skapar en gemensam lägesbild och gör att ni kan fatta bättre beslut snabbare.
Nyckelroller & Externa kontakter
I en kris kan specifik kompetens behövas och samarbete krävas.
Att redan i krisplanen ha identifierat dessa kan vinna avgörande tid. Exempelvis:
Kompetens i avlastningssamtal och krishantering
Intern expertis
Samarbetspartners i området
Leverantörer
Jurist, IT, Säkerhet
Kommunikationssupport
I en kris är ensam inte stark. Att ha identifierat nyckelroller och etablerat samarbeten redan innan ger ett lugn för krisledningen.
Kriskommunikation
Kommunikation är ofta det som avgör hur en kris upplevs.
Här behöver ni ha:
tydliga målgrupper
definierade kanaler
övergripande ansvarig för all kommunikation
En viktig princip är att kommunicera tidigt, även om ni inte har alla svar.
Det skapar trygghet och minskar ryktesspridning.
Dokumentation under krisen
Mitt i allt är det lätt att missa detta. I krisplanen bör det ingå hur och var ni dokumenterar.
Dokumentation är avgörande för att:
ha kontroll i stunden
kunna lämna över mitt i krisen
kunna följa upp beslut
kunna utvärdera efteråt
Det behöver vara enkelt och tydligt.
Avsluta, återhämta och utveckla
En kris tar inte slut när situationen är över.
Ni behöver också ha en plan för:
hur ni avslutar krisen
hur ni återgår till normalläge
hur ni tar hand om människor
hur ni utvärderar och förbättrar
Det är här ni bygger er långsiktiga styrka.
Vill du komma igång utan att börja från noll
Vill du ha mer struktur att utgå från för att börja bygga ditt företags grundläggande krisberedskap kan du ladda ner min kostnadsfria guide.
Den hjälper dig att:
komma igång direkt
identifiera nuläget
få relevanta och beprövade tips
börja bygga en krisberedskap som faktiskt fungerar
Kommentarer